Laatst gewijzigd:
Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u onze webshop bezoekt, een bestelling plaatst, contact opneemt, zich inschrijft op de nieuwsbrief of gebruikmaakt van onze diensten.
Wanneer u wordt doorgestuurd naar een externe dienstverlener, gelden ook de privacyvoorwaarden van die derde partij voor de gegevens die zij zelf verwerken.
Wanneer u deelneemt aan het puntensysteem, kunnen uw e-mailadres, klantenkaart, aankopen, puntensaldo en gegevens over een gekozen puntenbetaling worden verwerkt via Loyverse. U kiest zelf in checkout of u punten inzet. Raadpleeg ook het privacybeleid en de informatie van Loyverse over de verwerking door die dienstverlener.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
| Vennootschapsnaam | |
|---|---|
| Adres | |
| E-mailadres | |
| Telefoonnummer | |
| BTW-nummer |
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw gebruik van de website kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
- identificatiegegevens, zoals voornaam, naam, geboortedatum en, indien van toepassing, bedrijfsnaam
- contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer
- accountgegevens, zoals gebruikersnaam, wachtwoordhash, accountvoorkeuren en inlogstatus
- bestelgegevens, zoals ordernummer, bestelgeschiedenis, producten, varianten, leverings- en facturatiegegevens
- betaalgegevens, zoals betaalmethode, betaalstatus, betaalreferenties en beperkte transactiegegevens via betaalproviders
- communicatiegegevens, zoals e-mails, contactformulierberichten, retouraanvragen en klantenservicegesprekken
- technische gegevens, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, sessiegegevens en logbestanden
- cookie- en voorkeurgegevens, zoals cookievoorkeuren, taalkeuze en functionele website-instellingen
- nieuwsbriefgegevens, zoals inschrijving, uitschrijving en interactiegegevens wanneer dit wettelijk is toegestaan of gebaseerd is op toestemming
Bij het aanmaken van een klantaccount vragen wij ook uw geboortedatum. Die gebruiken wij samen met uw naam voor accountbeveiliging en om dubbele of misbruikte klantaccounts te signaleren. De geboortedatum is niet zichtbaar voor andere klanten en kan niet door de klant zelf worden gewijzigd. Een correctieverzoek kan via klantenservice worden ingediend.
Bestaande klanten bij wie deze informatie nog ontbreekt, krijgen in het accountcentrum éénmalig een duidelijke aanvulvraag. De verwerking is beperkt tot dit beveiligings- en misbruikpreventiedoel; u kunt uw rechten uitoefenen via de contactgegevens in dit beleid.
3. Doeleinden van de verwerking
| Gegeven of categorie | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Bestel- en facturatiegegevens | Bestellingen verwerken, leveren, factureren en opvolgen | Overeenkomst en wettelijke verplichting | Volgens de toepasselijke fiscale en boekhoudkundige termijnen |
| Accountgegevens | Accountbeheer, login, beveiliging en klantenservice | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang | Zolang het account actief is en nadien zolang noodzakelijk voor bewijs, beveiliging of wettelijke verplichtingen |
| Geboortedatum en naamcombinatie | Accountbeveiliging, misbruikpreventie en controle op dubbele klantaccounts | Gerechtvaardigd belang | Zolang het account actief is en zolang noodzakelijk voor beveiliging, opvolging of wettelijke verplichtingen |
| Contact- en communicatiegegevens | Vragen beantwoorden, klachten behandelen, retouren opvolgen | Overeenkomst, gerechtvaardigd belang en, indien nodig, toestemming | Zolang nodig voor opvolging en bewijs |
| Technische gegevens en cookies | Beveiliging, fraudepreventie, statistiek en websiteverbetering | Gerechtvaardigd belang en, voor niet-noodzakelijke cookies, toestemming | Volgens het cookiebeleid en de geldende technische instellingen |
| Nieuwsbriefgegevens | Nieuwsbrieven en commerciële communicatie verzenden | Toestemming; in beperkte gevallen de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten, voor zover alle toepasselijke voorwaarden vervuld zijn | Tot uitschrijving of intrekking van toestemming |
4. Rechtsgronden van verwerking
- Uitvoering van een overeenkomst: wanneer wij uw bestelling verwerken, uw account beheren of op uw verzoek precontractuele stappen zetten.
- Wettelijke verplichting: voor boekhouding, fiscaliteit, consumentenrecht, garantie, retourafhandeling en andere wettelijke verplichtingen.
- Toestemming: voor nieuwsbriefinschrijvingen, niet-noodzakelijke cookies, bepaalde marketingcommunicatie en, waar relevant, specifieke third-party integraties.
- Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, fraudepreventie, logbeheer, beperkte statistiek, serviceverbetering en administratieve opvolging, voor zover onze belangen zwaarder wegen dan uw privacybelangen.
5. Ontvangers van persoonsgegevens
Wij geven persoonsgegevens enkel door wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, voor een wettelijke verplichting of op basis van uw toestemming.
- Hostingprovider en technische infrastructuur: voor webhosting, back-ups, serverbeheer en beveiliging.
- SMTP- en e-maildiensten: voor het verzenden van bestelbevestigingen, accountmails, retourmails en serviceberichten.
- Mollie: voor betaalverwerking en betaalstatusopvolging.
- PayPal: wanneer deze betaalmethode wordt aangeboden of gebruikt.
- Google Ireland / Google LLC: voor Google Analytics en Google Tag Manager.
- Meta Platforms / Facebook: voor Facebook-login, social media-integratie of andere Meta-diensten indien actief.
- Instagram en TikTok: voor social media-koppelingen en eventuele geïntegreerde inhoud of links.
- Verzend- en logistieke partners: voor levering, tracking, retourlabels en verzendopvolging.
- Administratieve en boekhoudkundige dienstverleners: voor facturatie, boekhouding en wettelijke administratie.
- Overheden en bevoegde instanties: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens mee te delen.
Wij gebruiken op dit moment geen Stripe, Google Maps of Cloudflare als specifieke verwerker, tenzij dit later uitdrukkelijk wordt toegevoegd of technisch wordt geactiveerd.
6. Afspraakgegevens
Wanneer u via onze afspraakpagina een afspraak aanvraagt, verwerken wij de persoonsgegevens die u zelf invult of die reeds in uw account beschikbaar zijn. Het gaat in dat geval onder meer om:
- voornaam en achternaam
- e-mailadres en telefoonnummer
- gekozen datum en tijdslot
- onderwerp of reden van de afspraak
- vrij ingevuld bericht of toelichting
- de status van de afspraakaanvraag en de datum waarop die werd aangevraagd
- interne notities die nodig zijn voor de opvolging van de afspraak
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de afspraak te plannen, te bevestigen, te beheren, te verplaatsen of te annuleren, en om hierover met u te communiceren. De gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder uw toestemming of zonder een andere geldige rechtsgrond.
De verwerking gebeurt op basis van de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen op uw verzoek, en waar nodig op basis van ons gerechtvaardigd belang voor administratieve opvolging, beveiliging en misbruikpreventie. Voor bepaalde communicatie of extra verwerkingen kunnen wij een bijkomende rechtsgrond nodig hebben.
Afspraakgegevens worden enkel toegankelijk gemaakt voor medewerkers of dienstverleners die deze informatie nodig hebben voor planning, klantopvolging, administratie, hosting, beveiliging en e-mailverzending. Waar een externe dienstverlener betrokken is, verwerken wij alleen de gegevens die voor dat doel noodzakelijk zijn.
Wij bewaren afspraakgegevens niet langer dan nodig is voor de afhandeling van de afspraak, de klantenservice, bewijsdoeleinden, administratieve opvolging en eventuele wettelijke verplichtingen. Concreet geldt in de praktijk een beperkte bewaartermijn, waarna de gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd tenzij wij ze langer moeten bewaren om wettelijke of bewijsredenen.
U kunt ons altijd contacteren om uw afspraakgegevens in te kijken, te laten aanpassen of te laten verwijderen, voor zover dat wettelijk mogelijk is. Wanneer wij bepaalde gegevens moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting, kunnen wij een verwijderingsverzoek gedeeltelijk of volledig moeten weigeren.
7. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG. Dit kan onder meer gebeuren via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of, indien nodig, via standaardcontractbepalingen (SCC's) en aanvullende beveiligingsmaatregelen.
8. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bestel-, facturatie- en boekhoudgegevens | Volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplichten |
| Accountgegevens | Zolang het account actief is en nadien zolang nodig voor administratie, veiligheid of wettelijke verplichtingen |
| Geboortedatum | Zolang het account actief is en nadien alleen zolang noodzakelijk voor beveiliging, misbruikpreventie of een wettelijke verplichting |
| Contact- en klantenservicegegevens | Zolang nodig om uw vraag af te handelen en eventuele betwistingen te bewijzen |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt |
| Cookies | Volgens het cookiebeleid en maximaal zolang wettelijk toegestaan voor het betrokken cookie |
| Technische logbestanden | Beperkt in de tijd, zolang nodig voor beveiliging, foutopsporing en incidentbeheer |
| Afspraakgegevens | Beperkt en proportioneel, zolang nodig voor planning, opvolging, bewijs en wettelijke verplichtingen |
9. Cookies
Wij gebruiken een cookiebeleid dat u afzonderlijk kunt raadplegen via /pages/cookiebeleid/. Daarin leggen wij uit welke cookies worden gebruikt, waarvoor ze dienen en hoe u uw voorkeuren kunt beheren.
- Noodzakelijke cookies: nodig voor login, winkelwagen, beveiliging, sessiebeheer en het onthouden van cookievoorkeuren.
- Analytische cookies: voor statistieken en verbetering van de website, enkel voor zover toegestaan op basis van toestemming of de toepasselijke regels.
- Marketingcookies: voor advertentie- en remarketingdoeleinden, enkel na toestemming.
- Voorkeurcookies: voor het onthouden van instellingen zoals taal of weergavevoorkeuren.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of onrechtmatige verwerking.
- SSL/TLS-versleuteling voor gegevensoverdracht
- versleuteling en hashing waar passend, onder meer voor wachtwoorden
- toegangsbeheer met rollen en beperkte toegang tot gegevens
- regelmatige back-ups en herstelprocedures
- logging en monitoring voor beveiliging en foutopsporing
- serverbeveiliging en basisbescherming tegen misbruik en ongeoorloofde toegang
- beperkte toegang tot afspraakgegevens voor medewerkers die die gegevens nodig hebben voor opvolging
11. Geautomatiseerde besluitvorming
Een naam- en geboortedatumcombinatie kan automatisch een mogelijke dubbele registratie signaleren. Dit signaal is geen definitieve geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen; wanneer nader onderzoek nodig is, beoordelen wij de situatie handmatig. Indien dit in de toekomst zou wijzigen, zullen wij u daarover vooraf en op transparante wijze informeren.
12. Nieuwsbrief
Nieuwsbriefinschrijving gebeurt op basis van uw toestemming. U kunt zich op elk moment uitschrijven via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of door ons rechtstreeks te contacteren.
- Toestemming: de nieuwsbrief wordt enkel verzonden wanneer u zich heeft ingeschreven of anders geldig toestemming gaf.
- Uitschrijven: uitschrijven is steeds kosteloos en eenvoudig.
- Bewaartermijn: uw nieuwsbriefgegevens worden bewaard tot uitschrijving of intrekking van toestemming, tenzij een langere bewaring vereist is om wettelijke redenen.
13. Rechten van betrokkenen
U beschikt over de volgende rechten onder de AVG:
- recht op inzage
- recht op rectificatie
- recht op gegevenswissing
- recht op beperking van de verwerking
- recht op overdraagbaarheid van gegevens
- recht van bezwaar
- recht om toestemming in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking
Wij behandelen uw verzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst, overeenkomstig artikel 12 AVG. Indien nodig kan die termijn met twee maanden worden verlengd wegens de complexiteit of het aantal verzoeken, met voorafgaande kennisgeving.
U kunt uw account ook zelf verwijderen via uw accountinstellingen. Voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen bewaren wij facturen en factuurregels minimaal 5 jaar.
Via uw account kunt u bovendien zelf een machineleesbare JSON-export van uw persoonsgegevens downloaden, zodat u uw recht op inzage en overdraagbaarheid praktisch kunt uitoefenen.
14. Datalekken
Persoonsgegevenslekken worden behandeld in overeenstemming met de AVG. Indien een datalek een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de bevoegde toezichthouder informeren wanneer dat wettelijk vereist is. Indien het lek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, zullen wij ook de betrokkenen informeren.
15. Minderjarigen
Onze website en webshop zijn niet specifiek gericht op personen jonger dan 16 jaar. Voor zover wij weten verwerken wij geen persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer die toestemming wettelijk vereist is.
16. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u eerst om ons te contacteren zodat wij het probleem kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
| Naam | Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) |
|---|---|
| Adres | Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België |
| Website | www.gegevensbeschermingsautoriteit.be |
17. Wijzigingen van dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen wanneer onze werking, wettelijke verplichtingen of verwerkingsactiviteiten dat vereisen. De geldende versie staat steeds op deze pagina en treedt in werking vanaf de publicatiedatum, tenzij anders vermeld.
18. Contactgegevens voor privacyvragen
Voor vragen over privacy, gegevensbescherming of de uitoefening van uw rechten kunt u ons contacteren via: